8 Tips Komunikasi yang Baik dalam Diskusi, Rapat, Musyawarah

By | September 12, 2015

Kita sering  melakukan komunikasi dalam sebuah diskusi, rapat atau musyawarah, baik formal ataupun non formal, komunikasi antar pasangan hidup (suami-istri), komunikasi antara orang tua dan anak, komunikasi antara boss dan bawahan, dll. Terkadang komunikasi berakhir dengan pertengkaran dan ketidakrukunan, apa yang salah ya? jawabannya : adanya komunikasi yang tidak berjalan dengan baik/ kegagalan komunikasi, ada kebuntuan komunikasi, ada ketersinggungan atau kesalahfahaman dalam berkomunikasi.

Pak Wildy Istimror salah seorang pengusaha sukses menulis tips komunikasi yang baik, dalam makalah Cinta Alam Indonesia (CAI) Perkemahan akhir tahun (Permata) tahun 2015 yang disampaikan di Bumi Perkemahan Kosambiwojo – Wonosalam – Jombang – Jawa Timur. Makalah tersebut berjudul “Menjadi Pemenang dengan 5 Prinsip Kepemimpinan”. Dalam salah satu bahasannya, ada beberapa hal menarik berkaitan proses “komunikasi” untuk kita pelajari.

Apakah yang disebut komunikasi itu? 

Arti komunikasi sangatlah sederhana, yakni menyampaikan pesan (message) tertentu oleh satu orang (sender) kepada orang lain (receiver), dimana di dalamnya timbul interaksi (feedback) diantara kedua orang tersebut, baik bersifat klarifikasi, mempertanyakan ketidakmengertian, menyampaikan pendapat yang berbeda, atau sekedar memberikan umpan balik sehingga diharapkan pengertian yang baik antara keduanya akan subyek yang dibahasnya.

komunikasi

Yang sangat perlu diketahui adalah bahwa yang namanya komunikasi itu tidak harus berbicara dan menyampaikan pendapat.

Diam dan mendengarkan agar bisa benar-benar mengerti akan pesan yang disampaikan sebetulnya adalah salah satu kunci keberhasilan dalam sebuah komunikasi. Diam sebagai bentuk persetujuan atas pendapat yang disampaikan oleh orang lain itu juga merupakan komunikasi.

Kejelasan menjadi kunci utama bagaimana komunikasi bisa terjadi, dimana pesan disampaikan diterima sesuai tujuan dan maksud pengirim pesan sehingga umpan-balik dari penerima pesan juga sesuai yang diharapkan, dan dari situlah terjadi dasar pemahaman yang sama.

Kegagalan komunikasi dalam dunia organisasi/ bisnis, dapat berakibat fatal dan mahal.

Beberapa hal yang wajib diperhatikan supaya komunikasi tercapai sesuai tujuan :

1. Jangan menyela pembicaraan orang lain

Kita diciptakan dengan dua telinga agar kita lebih banyak mendengar dulu sebelum bicara. Telinga kita adalah kontributor penting bagi kesuksesan dalam komunikasi. Komunikasi yang efektif selalu berawal dari mendengan dengan baik. Jangan menyela orang lain yang sedang berbicara, biarkan dia menyelesaikan semua pembicaraan. Menyela hanya bisa dilakukan oleh yang berhak menyela seperti pemimpin rapat dan pemimpin lainnya demi efektifitas waktu dan diskusi/ rapat/ musyawarah, bukan menyela pembicaraan karena kita tidak setuju dengan isi dari pesan yang disampaikan.

Di dalam proses ini maka kita harus benar-benar memperhatikan apakah diri kita sudah mengerti pesan yang disampaikan atau belum. Apabila ada ha; yang perlu disampaikan atau ditanyakan maka lakukanlah pada saat yang bersangkutan menyelesaikan pembicaraannya.

2. Jangan menganggap remeh orang lain

Bagaimana supaya kita tidak terkesan meremehkan kepentingan orang lain? EMPHATY jawabannya, yakni lihatlah dengan mata orang lain, dengarlah dengan telinga orang  lain, dan rasakan dengan perasaan orang lain yang sedang kita ajak berkomunikasi. Diskusi/ rapat/ musyawarah tidak akan berjalan dengan baik apabila di dalam prosesnya kita sudah merasa dan menganggap remeh salah satu pesertanya. Kita harus bisa menganggap dan merasa bahwa semua peserta diskusi/ rapat/ musyawarah atau musyawarah itu adalah sama. Sama-sama punya hak berpendapat, sama-sama punya hak untuk berpikir yang berbeda, sama-sama berkewajiban untuk mengerti dan dimengerti.

3. Gunakan kata dan kalimat yang tidak menyinggung

Perhatikan pilihan kata yang kita pakai supaya tidak menyinggung secara pribadi, misalnya yang berhubungan dengan ras, perbedaan agama, suku, latar belakang pribadi orang, dan sejenisnya yang hanya mengakibatkan semakin jauh komunikasi tersebut dari sukses. Sebuah diskusi/rapat/ musyawarah akan berjalan dengan baik dan benar selama tidak-ada pihak-pihak yang tersinggung. Sebaliknya, diskusi bisa berubah menjadi petaka dan pertengkaran apabila kita salah dalam memilih kalimat yang berakhir pada tersinggungnya salah satu peserta diskusi/ rapat/ musyawarah. Gunakanlah kalimat yang pahit madu, kalimat yang baik yang tidak menyinggung orang lain sehingga diskusi/rapat/musyawarah dapat berjalan dengan baik.

4. Fokus pada pokok persoalannya, bukan orangnya

Fokus pada apa yang sedang dibicarakan, bukan memandang siapa yang berbicara. Dalam dunia bisnis ketika seorang pemimpin berlaku diskriminatif, hanya mau mendengarkan si A saja dan mengabaikan yang lain untuk persoalan yang sama, itu sudah menjadi petunjuk bahwa organisasi itu tidak dipimpin dengan baik.

Tidak menutup kemungkinan bahwa suatu saat kita tidak setuju dengan pendapat yang disampaikan oleh seseorang yang sangat bertentangan dengan pendapat kita, maka bila kita mengalami kejadian seperti itu, kita harus tetap menghormati  pendapat itu tanpa memandang siapa dia, tidak perlu mengatakan “ah kamu khan belum berpengalaman”, “ah kamu khan masih yunior” atau kalimat-kalimat lain yang berhubungan dengan orang yang berbeda pendapat itu. Cukuplah kita fokus pada apa yang dibicarakan, kalau kita tidak sependapat cukup menyampaikan alasan kenapa kita tidak setuju dengan pendapatnya, bukan me-label orang dengan berbagai hal yang tidak relevan.

5. Upayakan tercapainya pemahaman bersama

Salah satu penyebab kegagalan komunikasi adalah tidak adanya pemahaman bersama dimana si A sedang membicarakan persoalan satu, si B yang menerima salah memahami apa yang sebenarnya dimaksud A, dan si A juga tidak menyadari bahwa si B tidak sedang berfikir pada hal yang sama yang dipikirkan si A. Bila ini yang terjadi, sudah bisa dipastikan respon si B terhadap si A, tidak nyambung alias tidak konek. Oleh karena itu, sebelum tercapainya sebuah kesimpulan maka harus diyakinkan bahwa semua anggota tim mempunyai persepsi dan interpretasi yang sama akan topik yang dibahas.

6. Jaga kontak mata

Kontak mata juga membantu kesuksesan komunikasi. Orang akan melihat keseriusan kita bahwa apa yang sedang dibicarakan ini penting, demikian pula bagi pihak yang sedang menerima pesan. kontak mata dapat memberikan pemahaman bagi orang yang sedang bicara, bahwa yang sdang dia ajak bicara mendengarkannya dan menghargai apa yang sedang disampaikan.

Perlu diketahui, pasangan bicara kita itu tahu kemana perhatian mata kita, kalau kita melihat mata pasangan komunikasi kita, mereka bisa merasakan, demikian juga apabila fokus mata kita berpindah ke tempat lain, pasangan bicara kita pun bisa merasakan.

7. Jaga dan dukung dengan bahasa dan isyarat tubuh.

Perhatikan bahasa dan isyarat tubuh kita supaya tidak menimbulkan kesan yang sebenarnya bukan kesan yang ingin kita perlihatkan. Tunjukkan bahwa kita secara serius dan tulus mendengarkan apa yang sedang dibicarakan. Ada banyak orang yang memang punya kemampuan mendengarkan sambil sibuk mengerjakan lainnya. Walaupun dirinya sebenarnya mampu menangkap apa yang sedang dibicarakan, bahasa tubuhnya tidak mendukung, orang yang sedang berusaha mengkomunikasikan sesuatu mendapat kesan bahwa dia diabaikan atau diremehkan.

Pergunakan bahasa tubuh untuk meyakinkan pasangan bicara kita bahwa kita sungguh-sungguh memperhatikan topik pembicaraan, gunakan bahasa tubuh kita untuk memperkuat poin-poin yang kita sampaikan kepada pasangan bicara kita. Bahasa tubuh bisa bermacam-macam mulai dari untuk mengekspresikan rasa percaya, rasa kagum atau setuju dan tidak setuju dari pembicaraan dengan pasangan bicara kita. Banyak hal yang bisa kita ekspresikan dengan bahasa tubuh dengan tanpa menggunakan kata dan kalimat.

8. Hargai perbedaan pandangan dan pemikiran

Komunikasi yang baik dan sukses tidak selalu berupa kesepakatan atau persetujuan. Bisa saja masing-masing pihak tidak dapat mencapai kesepakatan, tetapi asalkan itu berangkat dari pemahaman terhadap pokok persoalan yang sama, ketidak-sepakatan tetap bisa menjadi kesimpulan dan tetap itu sebuah progres, untuk penetapan langkah selanjutnya.

Perbedaan pandangan dan pemikiran itu baik, sehat dan normal tidak perlu dianggap satu hal yang negatif, justru itu menunjukkan adanya progres dari apa yang dibicarakan. Tidak ada hasil diskusi yang tidak disepakati, semuanya pasti disepakati, yang membedakan hanyalah apakah kita “SEPAKAT UNTUK SEPAKAT” atau “SEPAKAT  UNTUK TIDAK SEPAKAT”.

Ketidaksepakatan itu terjadi karena memang masing-masing kita mempunyai pikiran yang berbeda, background pendidikan yang berbeda, pengalaman yang berbeda, latar belakang yang berbeda dan banyak hal lain yang berbeda.

Daryl F Zanuck, seorang produsen film terkemuka di era tahun 80 an, bahkan mengajarkan bahwa bila dalam suatu organisasi ada dua orang dengan pekerjaan yang sama tidak pernah ada perbedaan pendapat, maka salah satu pasti tidak berguna, tapi bila dua orang itu tidak pernah sama sekali sependapat, maka dua-duanya tidak berguna.

Pendapat lain mengajarkan bahwa salah satu ciri dalam organisasi itu ada teamwork yang kuat, salah satunya adalah semua orang di dalamnya menganggap perbedaan pendapat, adu argumentasi, merupakan bagian dari proses bisnis yang wajar, karena masing-masing ingin memberikan yang terbaik bagi perusahaan.

Demikain 8 tips komunikasi yang baik agar terhindar dari kegagalan komunikasi yang berakhir pertengkaran, ketidakharmonisan dan ketidakrukunan. Yuk, kita belajar berkomunikasi yang baik !

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *